La Faculté Lettres, Traduction et Communication recrute :
Un.e gestionnaire administratif.ve pour un contrat de remplacement à temps plein.
Contexte :
La Faculté de Lettres, Traduction et Communication a été créée à l’ULB en 2015. Elle est constituée de deux départements de l’ancienne Faculté de Philosophie et Lettres (le Département de Langues et Lettres et le Département des Sciences de l’Information et de la Communication), et d’un nouveau département (l’École de Traduction et Interprétation ISTI — Cooremans) créé à l’occasion de l’intégration à l’ULB de l’ISTI (Haute École de Bruxelles) et de l’Institut Cooremans (Haute École Francisco Ferrer). La Faculté est présente sur deux sites : le campus du Solbosch (bâtiments A et D) et le campus d’Uccle (rue J. Hazard, 1080 Uccle).
La personne sera amenée à travailler sous la direction de deux responsables opérationnels, en fonction de la mission, et dépendra hiérarchiquement de la Directrice de l’administration facultaire.
Missions :
Mission 1 : Gestion des horaires et des locaux de la Faculté de Lettres, Traduction et Communication
- Créer les horaires de cours et d’examens dans l’interface informatique spécifique (TimeEdit)
- Réserver les locaux dans l’interface (TimeEdit)
- Collaborer étroitement avec les secrétariats de filière, les secrétariats académiques, les professeurs, les étudiants, les autres Facultés, ULB Langues et la cellule « Auditoires ».
- Participer aux concertations et réunions de travail entre les Facultés préalablement à l’élaboration des horaires pour chaque quadrimestre et session d’examens.
- Gérer quotidiennement les demandes de modification d’horaire et de réservation de locaux (encodage et suivi administratif auprès de tous les acteurs concernés). Encoder les données relatives aux horaires dans la base de données facultaire (horaires des examens écrits, désidératas des professeurs, type d’examen, local…)
Mission 2 : offrir un support au service Communication et Relations extérieures de la Faculté de Lettres, Traduction et Communication.
- Collaborer étroitement avec la Responsable du service pour l’organisation des évènements liés aux relations avec l’enseignement secondaire et ceux liés aux étudiants primo arrivants
- Assurer le suivi administratif et logistique de la mise en œuvre des évènements de la Faculté
- Pouvoir, le cas échant, rédiger et créer des contenus pour les supports de communication
- Relire les différents documents produits par le service tels que le guide étudiant, les brochures, les programmes des évènements …
- Contribuer à la réalisation de capsules vidéo (planning, logistique, prise de contacts, ...)
- Participer aux réunions d’équipe
La personne sera également amenée à répondre à tout type de tâche utile au bon déroulement des services.
Profil :
- Être titulaire au maximum d’un Bachelier en gestion administrative, des connaissances en communication seront considérées comme un atout.
- Les candidat.e.s ayant validé un diplôme supérieur à un bachelier ne pourront pas être retenu.e.s.
Connaissances et compétences générales
- Parfaite maîtrise du français
- Avoir une très bonne orthographe
- Compréhension élémentaire de l’anglais à l’oral et à l’écrit
- Très bonne appréhension dans l’apprentissage de nouvelles applications informatiques (Bases de données, outils de gestion)
- La connaissance de l’Université est un plus
Connaissances et compétences spécifiques à la fonction
- Connaissances informatiques de base (Excel, Outlook, Word)
- La connaissance du programme informatique spécifique utilisé par l’Université en matière d’Horaires (GeHoL) est un avantage
- La connaissance du portail Mon ULB serait également apprécié
Attitudes comportementales – Qualités requises
- Sens de la diplomatie
- Résistance au stress
- Capacité à gérer de multiples tâches de façon simultanée
- Esprit d’équipe
- Sens du service, contact aisé avec les utilisateurs
- Polyvalence
- Autonomie
- Débrouillardise
Politique d’égalité des chances :
- La politique de gestion du personnel de l’ULB est axée sur la diversité et l’égalité des chances.
- Nous recrutons les candidat.e.s en fonction de leurs compétences, indépendamment de leur âge, leur genre, leur orientation sexuelle, leur origine, leur nationalité, leurs convictions, leur handicap, etc.
- Vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie ? Lorsque vous remplirez le formulaire en ligne, vous pourrez cocher une case qui attirera notre attention lors de l’analyse des candidatures. Soyez assuré.e de la confidentialité de cette information.
- Pour tout poste proposé, une analyse des capacités et fonctions nécessaires pour l'occuper est disponible sur demande.
Décision administrative
